Hilfe für Mewis-NT
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aktualisiert:
Freitag, 15 April, 2016

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MEWIS-NT- 1

Eigene Exporte (Gemeindebrief)

Wenn Sie aus MEWIS-NT heraus Exporte erzeugen, haben sie nur die Auswahl eines Kurz- oder Langexports und müssen aus der Excel-Tabelle alles löschen, was Sie nicht brauchen oder müssen lange nach den Feldern suchen. Wenn Sie sich eigene Exportvorlagen erstellen, dann stehen in der Tabelle nur die Informationen, die Sie wirklich brauchen. Sie können auf einfache Art Serienbriefe oder Listen erstellen, die es in MEWIS-NT gar nicht gibt und nicht geben wird.

Anhand einer Geburtstagsliste für den Gemeindebrief wird das Vorgehen hier in 4 Schritten ausführlich erläutert:
1. Eine “Eigene Export”-Vorlage wird erstellt (wird immer wieder verwendet)
2. Eine Mewis-NT-Auswertung wird über “Eigene Exporte” exportiert
3. Die CSV-Export-Datei wird in eine Excel-Tabelle umgewandelt und sortiert
   (der nächste Punkt ist “Schönheitsreparatur” für die Beispiel-Liste)
4. Mit der Serienbrief-Funktion von Word eine Vorlage für eine Liste erstellen
   (wird immer wieder verwendet), mit der Excel-Tabelle verbinden und die Liste
  ausdrucken.

1. Eigene Export-Vorlage erstellen:

In der oberen Menü-Leiste in MEWIS-NT wählen Sie “Einstellungen”. Im Menü auf der linken Seite wählen Sie “Eigene Exporte”. Alle verfügbaren Felder der Datenbank stehen im linken Fenster und können mit der Maus ins rechte Fenster gezogen werden (und so auch wieder von dort entfernt werden; die Reihenfolge im rechten Fenster kann mit der Maus durch Verschieden korrigiert werden).

Geburtstage-Gembrief-eigene-Exporte

Für unsere Beispiel-Geburtstags-Liste sollte die Auswahl so wie im Bild rechts aussehen (die “Regionale KRO-Nummer” wird nur zur Sortierung gebraucht, wenn die Liste mehrere Pfarrbezirke beinhaltet).

Vergeben Sie unten im rot umrandeten Feld einen aussagekräftigen Namen (hier: Geburtstage Gemeindebrief) und speichern Sie die Vorlage.

2. Auswertung erstellen

Wechseln Sie im oberen Menü ins “Meldwesen” und erstellen dort - wie gewohnt - eine Abfrage. Für unser Beispiel: Alle Geburtstage ab 80 in den Monaten März/April/Mai 2014

GebTag-Abfage-3-monate02

Wenn nach den “Suchen” die Ergebnis-Liste auf dem Bildschirm zu sehen ist, betätigen Sie “Drucken”.

Druck-eigene-exporte

Ganz unten in der Auswahl der Ausgabemöglichkeiten ist der “Export” zu finden. Wählen Sie “Eigene Exporte”. Der Bildschirm baut sich neu auf:

Druck-eigene-exporte-2

Oben steht, dass Sie sich bei “Eigene_Exporte” befinden, unten können Sie Ihre ganzen Vorlagen auswählen (hier: Geburtstage Gemeindebrief)

Vergessen Sie nicht den Stichtag auszuwählen (damit das Alter der Geburtstage richtig berechnet wird) und evt. die Sperren zu bearbeiten).

Dann wählen Sie oben rechts “Drucken”

3. Export-Datei in eine Excel-Tabelle umwandeln

Den Export laden Sie - wie gewohnt - aus dem “Eigenen Ordner” herunter, entpacken ihn und wandeln die CSV-Datei in eine Excel-Tabelle um (wie das genau geht, finden Sie an dieser Stelle auführlich beschrieben: hier...

tabelle-markieren

Liegt die Excel-Tabelle in diesem Format vor (siehe Bild) muss sie - je nach Verwendungszweck noch sortiert werden:
Markieren Sie die ganze Tabelle durch Klick in das leere Kästchen zwischen 1 und A (roter Pfleil) und rufen über “Daten” den Befehl “Sortieren...” auf. Sortiert wird:
1. nach REG_KRO_NR (wenn die Liste für mehrere Pfarrbezirke erstellt wurde),
2. nach GEBURTSDATUM_MONAT
3. nach GEBURTSDATUM_TAG

In vielen Fällen sind Sie jetzt schon fertig und können die gewünschten Felder der Excel-Tabelle markieren und direkt in Word als fertige Liste einkleben.
In unserem Beispiel-Fall werden Sie aber feststellen, dass bei Tag und Monat die führende Null und der abschließende Punkt und hinter dem Alter ein “J.” oder ein “Jahre” fehlt. Deshalb sind z.Z. noch kleine “Schönheitsreparaturen” nötig.

4. Vorlage für die Word-Liste erstellen (kann immer wieder benutzt werden)

Die folgende Beschreibung, die Bildschirmfotos, Icons und die Beschriftungen können je nach verwendeter Word-Version unterschiedlich sein, der Vorgang an sich ist aber ähnlich:
Eine leere Seite in Word öffnen und im Menü “Extras”, “Briefe und Sendungen” die “Seriendruck-Symbolleiste” einblenden. Bei mir sieht Sie so aus:

seriendruck-symbolleiste

Wir benutzen zuerst das Icon “Hauptdokument-Setup” und wählen dort “Verzeichnis” (damit ist ein Serienbrief als Katalog oder als Adressliste gemeint).

hauptdokument-Setup

Mit dem nächsten Icon wird eine Verknüpfung mit der Excel-Tabelle hergestellt. Suchen Sie den als xls-Datei abgespeicherte Mewis-NT-Export - Öffnen und mit OK bestätigen.

datenquelle-oeffnen

Im nächsten Schritt fügen Sie “Seriendruckfelder” ein durch Doppelklick auf alle Felder von oben nach unten (Ausnahme: Reg_Kro_Nr wird nicht mehr gebraucht, war nur für die Sortierung nach Pfarrbezirken notwendig)

datenbank-felder-einfuegen02

In der Seriendruck-Vorschau erkennen Sie, dass hier noch etwas zu tun bleibt:

vorschau-vor schoenheitsrep02

Die führende Null vor dem Tag und dem Monat und der abschließende Punkt bei beiden fehlen. Ebenso fehlen Leerzeichen, Tabulator und am Schluß nach dem Alter “J.” oder “Jahre”

Diese “Schönheitsreparatur” nehmen wir in den nächsten Schritten vor:

Klicken Sie erneut auf das Icon “Seriendruck-Vorschau”, damit Sie die Datenbankfelder wieder sehen. Setzen Sie den Cursor vor <<GEBURTSDATUM_TAG>> (ganzes Feld wird grau) und öffnen Sie die Schaltfläche “Bedingungsfeld einfügen” “wenn...dann...sonst”

bedingungsfeld-einfuegen
bedingungsfeld-wenn

Dieses Fenster füllen Sie wie folgt:

Feldname: GEBURTSDATUM_TAG
Vergleich: Kleiner als
Vergleichen mit: 10
Text einfügen: 0

OK

Cursor hinter <<GEBURTSDATUM_TAG>> setzen und einen Punkt eintippen.
Cursor vor <<GEBURTSDATUM_MONAT>> setzen, “Bedingungsfeld wenn...dann...sonst” aufrufen und ausfüllen: Feldname jetzt: GEBURTSDATUM_MONAT, der Rest bleibt wie im Bild oben beim GEBURTSDATUM_TAG - OK.
Cursor hinter <<GEBURTSDATUM_MONAT setzen und einen Punkt und ein Leerzeichen eintippen.
Ebenso Leerzeichen hinter <<AKAD_GRAD>>, hinter <<RUFNAME>> und hinter <<FAMILIENNAME_ZUSATZ>>
Cursor hinter <<FAMILIENNAME>> setzen und einmal (oder zweimal) TAB-Taste drücken
Hinter <<ALTER>> ein Leerzeichen und ein “J.” mit Punkt oder ein “Jahre” eintippen. Danach einmal die ENTER-Taste für die nächste Zeile betätigen.

seriendruck-in-neues-dokument

Mit dem Icon “Seriendruck in neues Dokument” erstellt Word in einem neuen Dokument die komplette Liste (Alle).

gebtag-liste

Man könnte zwar noch weitere Verbesserungen vornehmen, aber für den Zweck, eine Liste für den Gemeindebrief zu erstellen, die in einem Layoutprogramm weiter verarbeitet werden kann, soll es genügen.

Gehen Sie zurück in das noch geöffnete Word-Dokument mit den Datenbankfeldern und speichern Sie es mit einem griffigen Namen als Dokumentenvorlage (.dot) ab.

Beim nächsten Mal öffnen Sie diese Dokumentvorlage, beantworten die SQL-Frage mit “Nein”. Im Hauptdokument-Setup stellen Sie den Dokumenttyp auf “Verzeichnis” und verknüpfen die Seite (“Datenquelle öffnen”) mit der neuen ins Excel-Format umgewandelten Mewis-NT-Export-Datei und drucken Sie sofort über “Seriendruck in neues Dokument” aus.

Falls Ihnen das jetzt zu schwierig erscheint, können Sie sich hier die Vorlage
Gebtage-Gembrief.dot herunterladen und weiter damit experimentieren.

Zum Herunterladen der Datei den Link mit der rechten Maustaste anklicken und “Ziel speichern unter” oder “Verknüpfung speichern unter” auswählen.

(Wenn Sie Verbesserungen vorgenommen haben, weitere Tipps und Tricks kennen, neue Anwendungsgebiete entdeckt oder Fehler gefunden haben..., dann melden Sie sich doch bitte bei mir (siehe Kontakte). Diese Seiten leben von Ihrer Mithilfe!)


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